Cinco dicas para ser mais produtivo

Josh Davis, diretor do New York NeuroLeadership Institute, apresenta algumas formas de “hackear” sua rotina e produzir mais.

Se você sente que o dia não tem horas suficientes para fazer todo o trabalho que precisa ser feito, encontre maneiras de “hackear” sua produtividade, extraindo o máximo do tempo disponível. Josh Davis, diretor de pesquisas do New York NeuroLeadership Institute, irá ajudá-lo nessa tarefa.

Autor do livro “Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done”, ele listou cinco pontos para mantê-lo motivado e produtivo para executar suas tarefas.

1. Estabeleça uma agenda. A mente humana trabalha melhor quando sabe o que está por vir. Mesmo que se considere uma pessoa flexível, é aconselhável criar uma lista de tarefas, caso coisas inesperadas começarem a surgir a sua frente.

Essencialmente, é importante ter suas prioridades delineadas antes de começar o dia para, dessa forma, evitar o desperdício de tempo tentando descobrir sempre o que precisa fazer depois de concluir uma tarefa.

“Há momentos no dia que o trabalho é finalizado. Nessas horas, é importante saber qual é o próximo passo dentre suas prioridades e o que, dentre aquelas coisas, são de fato importantes”, comenta Davis, aconselhando que cada pessoa adote o método que considera mais eficiente – escrever tarefas em uma agenda, bloco de notas ou no smartphone.

O importante é achar um mecanismo que permita aumentar a produtividade. Ele aconselha criar rotinas de trabalho em blocos de 52 minutos, com 17 minutos de intervalo.

2. Gerencie sua energia intelectual. Todos temos recursos limitados de energia mental para darmos ao longo do dia. O especialista aconselha que façamos exercícios para melhorar nossas habilidades e equilibrar as tarefas desgastantes com temas menos pesados.

Davis sugere, por exemplo, tomar muitas “pequenas decisões” na note anterior a uma reunião importante ou apresentação e, assim, não irá desperdiçar energia desnecessária; e a colocar tarefas criativas em momentos de mente fresca.

3. Elimine as distrações. O especialista compara a memória de um trabalho a de um computador. Assim, quem deixa muitas “janelas” abertas e “programas” inativos no pano de fundo estará desperdiçando recursos valiosos para serem aplicados no momento presente. O mesmo vale para o seu cérebro. Você precisa ter a certeza de que tem memória disponível suficiente para fazer o seu trabalho.

Depois de terminar uma tarefa desafiadora, pode tentar fazer outra coisa que não tome muita energia, como verificar o seu e-mail, por exemplo.

4. Alimente hábitos saudáveis. Exercício e dieta não servem apenas para manter a saúde do corpo em ordem, mas também para fortalecer a mente. O conselho é alimentar-se de forma adequada, com um bom mix de vegetais, proteínas e frutas, beber muita água e controlar os níveis de açúcar, cafeína e fast food. Davis também sugere praticar algum esporte antes de ir ao escritório. O exercício pode ajudá-lo em temas como concentração e redução do estresse.

5. Crie um ambiente de trabalho adequado. O que funciona para outra pessoa não necessariamente servirá para você. É importante descobrir como fazer o seu ambiente de trabalho atender às suas necessidades. Isto é especialmente verdadeiro se trabalhar em um ambiente aberto ou um cubículo/baia, que pode ser inerentemente prejudicial para a sua produtividade.

Mas se não pode obter um escritório ou um pouco de privacidade, tente alguns fones de ouvido com cancelamento de ruído, recomenda Davis. Ou se você tiver a oportunidade, tente alguns dias de home office. Outro conselho sempre válido é manter a mesa arrumada para não ser oprimido pela desordem.

It’s up to you, CIO!

O período em que o CIO ficou marginalizado pode estar chegando ao fim.

Já se passaram 12 anos desde que a Harvard Business Review publicou o artigo “IT Doesn’t Matter”, de Nicholas Carr. Os argumentos são conhecidos: a importância da TI iria diminuir na medida em que a tecnologia ficasse mais comum, mais padronizada e mais barata. Para Carr, a TI tinha se tornado uma commodity e havia perdido a capacidade de gerar vantagens competitivas. O corolário era controverso. As empresas deveriam repensar seus investimentos em TI, tendo em vista a alta probabilidade de obterem pouco ou nenhum retorno financeiro.

Atualmente, sabemos que a análise estava parcialmente correta. Em 2003, a TI tinha, de fato, se tornado mais barata e acessível. No entanto, Carr falhou em prever a enorme quantidade de oportunidades que as inovações tecnológicas passaram a oferecer. A TI daquela época serviu de plataforma para o surgimento de novos modelos de negócio e, consequentemente, levou ao surgimento de uma nova TI.

O Gartner cunhou uma expressão que ajuda a entender como as coisas mudaram: TI Bimodal. O Bimodal se refere aqui às duas faces de TI _ a primeira compreendendo a infraestrutura de TI (servidores, redes, ERP, etc) e a segunda representando as possibilidades de diferenciação e inovação digital. Nicholas Carr acertou sobre a primeira TI, só não imaginou que a roda da inovação continuaria girando e criando novas possibilidades.

Apesar do prognóstico equivocado e de protestos de alguns executivos e professores universitários, os argumentos de Carr acabaram influenciando a forma como os CIOs passaram a ser vistos. Na época das “Ponto Com”, a TI estava no centro dos negócios e os CIOs tinham voz nas tomadas de decisão. Com o estouro da bolha da Internet, eles começaram a perder relevância no tabuleiro corporativo. O texto de Carr parecia ter afundado de vez a reputação dos CIOs.

A boa notícia é que o período em que o CIO ficou marginalizado pode estar chegando ao fim. Isso porque é, sem sombra de dúvidas, o profissional mais preparado para entender as inovações tecnológicas e usá-las para criar novas oportunidades de negócios. A tarefa não é fácil, mas a conjuntura é favorável. Estamos vendo o surgimento de novos produtos e serviços e, a cada dia, novas formas de usar a tecnologia estão impactando diversos segmentos de mercado. Para as empresas, acompanhar essas mudanças não é mais opcional.

Não resta dúvida de que as empresas precisam, necessariamente, aproveitar as possibilidades que as inovações tecnológicas oferecem. No entanto, ainda permanece em aberto a quem caberá a liderança da transformação digital. Para que o CIO e os departamentos de TI atuais não sejam coadjuvantes nesse processo, é preciso que abandonem velhos modelos de TI e adotem práticas que levem ao surgimento de uma nova estrutura organizacional nas empresas. Caso contrário, os executivos de marketing e de negócio tomarão a frente da transformação digital.

A hora de agir é agora. It’s up to you, CIO!